O fluxo recomendado
- Receber a nota fiscal ou cobrança por um canal controlado
- Extrair fornecedor, CNPJ, valor, vencimento e documento
- Conferir duplicidade e consistência cadastral
- Relacionar a despesa a pedido, contrato, centro de custo ou projeto
- Aplicar a política de alçada
- Encaminhar exceções e aprovações
- Preparar ou agendar no banco
- Manter a autorização final com o responsável definido
- Registrar comprovante, baixa e trilha de auditoria
Controles que não podem faltar
- Regra de duplicidade por fornecedor, documento, valor e vencimento
- Segregação entre quem prepara e quem autoriza
- Alçadas por valor, empresa e centro de custo
- Bloqueio de alteração cadastral sem nova conferência
- Evidência do documento de origem
- Alertas de vencimento e de exceções paradas
- Conciliação da saída bancária com o pagamento registrado
Indicadores
- Pagamentos processados por período
- Percentual sem intervenção manual
- Exceções por motivo
- Tempo médio de aprovação
- Obrigações vencidas
- Duplicidades impedidas
- Divergências entre agendamento, banco e ERP
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